了解接待过程中需要注意的事项

接待礼仪注意事项：接待礼仪有哪些，接待礼仪注意事项a. 在接待礼仪方面：接待人员要品貌端正，举止大方，口齿清楚，具有一定的文化素养，受过专门的礼仪、形体、语言、服饰等方面的训练。

b. 接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅;女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。

c. 如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应作简短的记录。

确定来访人员人数、姓名、性别、级别、来访时间、行程、来访主要内容以及 有何具体要求。

一般情况下,对方都会有人员清单发过来,接待方必须认真核实 以上内容,并根据来访人数确定 1—2 具体联络人,以便及时沟通联系。

⑵根据来访规模和分工负责的原则,召集部门负责人,安排具体事务,以便明确 职责,分工负责。

接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提.首先，沟通情况,了解意图.在接到上级部门或对方的通知或电话后，应立即向有关领导汇报,并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务 类型及地点等各项工作。 其次，超前考虑，周密安排。

在了解掌握以上情况后,对接下来的接待工作进行充分考虑，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务,做到分工合理，责任明确,使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实。在考虑接待工作时要注意对待上级机关与兄弟单位的区别，因人而异，根据需要妥帖安排。